Assistant(e) de direction

Missions

Participer à l’organisation de l’activité de la DFT et à son efficacité 

• Gérer les agendas de l’équipe de direction et planifier / organiser les réunions nécessaires à l’activité de la direction (CODIR, réunion d’équipe, réunion de directions comités budgétaires, et comités RH…)
• Gérer l’agenda et la préparation des instances de dialogue social (CSE, commissions SSCT…) et suivre les engagements pris par la direction
• Soutenir et faciliter le travail des responsables de pôles en vue de le rendre plus efficace en jouant un rôle de suivi, d’anticipation et d’alerte dans la tenue des échéances 
• Organiser les déplacements de l’équipe de direction et en assurer l’organisation logistique et matérielle 
• Créer et suivre les tableaux de bord d’activité et de reporting de la direction
• Assurer le respect des échéances de réponses aux sollicitations et reporting internes à la fédération 
• Organiser la logistique des réunions et des commandes de fournitures de l’équipe de direction
• Organiser la logistique de réunions de travail avec les mutuelles

Jouer un rôle d’interface et gérer les relations internes et externes 

• Contribuer à la bonne circulation de l’information et aux échanges entre les équipes de la direction et s’assurer de la bonne transmission des informations inter et intra équipes
• Analyser les sollicitations, les hiérarchiser, les traiter ou les faire traiter et en assurer le suivi dans les délais impartis
• Jouer le rôle de facilitateur/médiateur dans les échanges avec les autres directions 
• Faire la liaison avec les institutions représentatives du personnel dans le cadre de la préparation et du suivi des instances
• Assurer le rôle d’interface avec les mutuelles, les organismes extérieurs (inspection du travail, commissaire aux comptes, experts…) et les prestataires

Suivre et prendre en charge des dossiers administratifs 

• Contribuer par son soutien aux projets pris en charge par l’équipe de direction (comptes-rendus, préparation de dossiers, convocations, courriers…)
• Prendre en charge la gestion administrative et budgétaire (commande, contrat, courrier…) de certains dossiers de la direction, notamment le soutien logistique et administratif aux instances des SCI détenues par la FNMF
• Appuyer le Pôle RH sur certaines activités :
• Suivi des campagnes d’entretiens annuels/professionnels, de télétravail, de rémunération
• Gestion des visites médicales en lien avec la médecine du travail et les collaborateurs, organisation des rendez-vous avec l’ergonome
• Gestion des départs des collaborateurs en assurant l’interface avec les services concernés (informatique, logistique, etc.)
• Suivi des mandats des représentants du personnel et des heures de délégation

Profil

• Techniques, outils et méthodes de reporting (statistiques, tableaux de bords, analyse)  
• Aisance rédactionnelle 
• Capacité d'analyse 
• Techniques, outils et méthodes d'organisation et de planification 
• Outils bureautiques et collaboratifs 
• Esprit d'équipe et transversalité
• Aisance relationnelle 
• Réactivité  
• Connaissance du mouvement mutualiste et de la FNMF 
• Gestion de budget

Niveau d’études souhaité : BAC+3-4 - Secrétariat, assistanat de direction, assistanat de gestion ou expérience équivalente. 

En fonction du profil retenu, un parcours de formation pourrait être proposé pour assurer la prise de poste